Um evento corporativo bem sucedido significa promover bons encontros entre profissionais e ter algum retorno positivo para o seu negócio. Essa é uma estratégia com potencial para cativar novos clientes e fidelizá-los, melhorar o relacionamento da empresa com parceiros e fornecedores e promover a integração entre os funcionários do seu negócio.
Até aí, maravilha. Mas a realização de encontros corporativos também pode ser uma faca de dois gumes. Isso porque se o seu evento não for bem sucedido, você corre o risco de ter o nome da sua marca conhecido pela falta de organização e pelos prejuízos trazidos.
Por isso, é super importante se preocupar com os mínimos detalhes do seu evento, para que ele não vire um pesadelo. Trouxemos algumas dicas que envolvem planejamento e organização – a fórmula de sucesso para promover bons encontros.
Alie suas ideias a um orçamento
De nada adianta ter ideias mirabolantes se o seu orçamento não é compatível com os seus planos. Estude tudo o que o seu evento vai oferecer e a quantidade de pessoas que participarão. Faça um orçamento com os fornecedores o quanto antes para fechar bons preços e prazos de pagamento.
Tenha em mente que é preciso colocar na ponta do lápis todos os gastos, que vão desde a locação do espaço até as canetas que os seus convidados levarão de brinde.
Planeje todos os detalhes
Comece a planejar o seu evento com antecedência, isso evita que os problemas apareçam de última hora. O primeiro passo é definir o local, de acordo com o porte do evento. Feito isso, entre em contato com os fornecedores – como locadoras de equipamentos de imagem e som, mobiliário e equipe de cerimonial.
Tenha um histórico dos fornecedores e esteja bem informado sobre a integridade dos serviços oferecidos por eles. Nunca aceite um fornecedor sem antes obter referências sobre o trabalho que ele se propõe fazer. Nem sempre o menor preço é a melhor opção.
Saiba escolher o lugar
Alinhe as atividades do seu encontro ao perfil da empresa e proposta do evento. Quantas pessoas participarão? Que tipo de atividades você vai oferecer? Qual a estrutura que você precisa para realizar tudo o que planeja? Não se esqueça de ter acesso com antecedência à planta do local escolhido para o evento. Caso seja necessário, faça uma visita técnica no local desejado para levantar todas as necessidades.
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Faça uma boa divulgação
Após alinhar todos os detalhes da organização, divulgue o seu evento para os possíveis interessados – o seu público alvo. Para isso, explore as ferramentas online de divulgação e promoção, como e-mails segmentados e publicações patrocinadas em redes sociais.
Além de ser um meio prático de divulgação, as mídias online garantem um acesso simples à informações como data, endereço, mapa, inscrições e programação. Dependendo do tamanho do seu evento, as mídias “off” – como TV, rádio e jornal – também podem ser boas opções de divulgação.
A importância do pós evento
Colher os frutos de todo o trabalho árduo que envolve organizar um evento corporativo é super importante para mensurar resultados. Ao fim do evento, analise tudo o que aconteceu e escreva as suas observações. Faça uma pesquisa com os participantes para saber o que eles acharam. Levante os pontos positivos e negativos da sua ação.
Precisa de ajuda para organizar o evento da sua empresa? Fale com a gente!
