Durante a elaboração de um evento, diversos organizadores passam por dificuldades, principalmente no que diz respeito à definição da programação do evento. Essa etapa da organização vai auxiliar a deixar o evento perfeito! Dessa maneira, será muito fácil convencer o participante na tomada de decisão para ir ao evento, além de chamar a atenção na divulgação e até mesmo gerar expectativas.
Confira essas dicas que te ajudarão a criar uma programação de eventos perfeita a fim de deixar o seu evento inesquecível!
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Defina o local
O primeiro passo para organizar um evento corporativo de sucesso é escolher bem o local. É necessário que você defina o local antes de pensar na programação, porque o ambiente disponível vai interferir diretamente nas ações que poderão ser realizadas. Por exemplo, se o ambiente dispõe de um palco principal, o evento será mais simples, podendo ter apenas uma palestra. Agora, se o local contar com um palco principal e mais algumas salas, você pode organizar diversas palestras simultâneas.
Invista na simultaneidade, pois ela valoriza muito o seu evento! Se o participante tem a sensação de querer estar em duas palestras ao mesmo tempo, saiba que você acertou em cheio na organização!
O local escolhido precisa ter uma boa capacidade para receber o seu público de maneira confortável. Não se esqueça: a programação tem que estar de acordo com o espaço! Aqui, no Aguativa Resort, você encontra uma excelente estrutura para os melhores eventos!
Qual o tempo do evento?
Antes de começar a convidar palestrantes, faça uma análise de qual será o tempo total do evento e quantos minutos serão reservados para cada palestra. Dessa maneira, você não correrá o risco de ter que diminuir ou estender demais o tempo de cada apresentação e, consequentemente, não empobrecerá o seu evento.
O público também consegue perceber, negativamente, quando há alguma falha na programação.
Curadoria para as palestras
O trabalho de curadoria é indispensável para se criar uma boa programação de eventos. É necessário ter bastante atenção nessa etapa para definir conteúdos que conversem com o tema do evento.
A etapa da curadoria começa desde a escolha dos palestrantes e vai até a realização do evento. É também nesse momento que decisões importantes serão tomadas, como:
- Preparação da lista de palestrantes
- Definição do tema de cada palestra
- Preparação do material utilizado nas palestras
- Definição da ordem de apresentações
- Delimitação do tempo disponível para cada etapa da programação
Acredite, realizar a curadoria vai te ajudar a organizar o seu evento de uma maneira muito mais produtiva.
Intervalo para refeição
Ao organizar um evento corporativo, muitos organizadores se esquecem de um detalhe muito importante: separar um tempo para que seus convidados possam se alimentar.
É necessário separar, pelo menos, uma hora e meia para a alimentação. Dessa maneira, o participante tem um tempo de qualidade para se alimentar, descansar um pouco e deixar que seu corpo faça a digestão.
Também é importante prestar muita atenção quanto à montagem do cardápio. Opte por alimentos mais leves e de fácil digestão.
Momentos de contato com o público
Já é confirmado que, para um evento render mais avaliações positivas, é indispensável ter um momento disponível para os participantes poderem trocar experiências.
Atualmente, essas ocasiões acontecem em dois momentos: coffee break, que é um intervalo entre partes da programação, e happy hour, um momento mais descontraído e que pode finalizar o evento.
Apesar de o foco do evento ser o aprendizado, vale muito a pena investir nesses momentos de descontração e troca de informações entre os participantes. Você vai se surpreender com os resultados!
Nesses momentos de contato, é interessante que você invista em experiências marcantes para garantir boas impressões do evento.
Deixe o participante livre para criar sua própria programação
O dia tão esperado chegou! As palestras já estão definidas, a grade de programação está perfeita, agora… Resta aos participantes montarem os seus próprios roteiros do evento!
Essa estratégia de deixá-los livres desperta mais curiosidade e interesse no evento. Porém, é preciso fazer um compilado dos conteúdos do evento em um flyer, por exemplo. Nesse informativo, é importante passar o máximo de informações possíveis sobre o evento e os palestrantes, assim os participantes não se sentem perdidos na hora de escolherem as apresentações.
Agora que você conferiu essas dicas, com certeza a programação do seu evento será muito mais organizada e terá mais otimização do tempo. Comente aqui o que você achou do conteúdo e não deixe de nos seguir em nossas redes sociais!
